Cinq conseils pour un retour au bureau qui tient compte du bien-être des employés

En temps de COVID-19, le retour au bureau amènera son lot d’émotions. Cette étape est le signe que les choses reviennent à la normale, lentement mais sûrement. Les discussions, la collaboration et la création de liens humains se font plus facilement en personne qu’à distance. Cependant, la réouverture des espaces de bureaux apportera aussi une foule de nouveaux défis pour les employés. Nous savons que chaque organisation est unique. C’est pourquoi nous vous donnons quelques conseils utiles pour le retour au bureau.

Songez à effectuer des dépistages et à instaurer des horaires de travail hybrides 

Pour préserver la sécurité des employés, il est essentiel de réduire le risque de transmission. Il peut s’avérer utile de considérer votre bureau comme un espace de cotravail, où les employés ou les équipes doivent réserver leur bureau. Outlook offre des solutions de réservation de salles traditionnelles. Cependant, d’autres applications proposent désormais des fonctionnalités plus avancées, comme la gestion des visiteurs ou un questionnaire de dépistage prédéfini intégré à la réservation de salles. Envoy, Sign In App et Alice Receptionist sont au nombre des solutions numériques qui vous offrent des services adéquats. 

Pour ce qui est des styles de retour au bureau, trois options s’offrent à vous : un retour complet au bureau, une formule hybride, où le personnel est présent au bureau en alternance, ou la poursuite du télétravail. 

ADP, l’une des plus importantes entreprises de gestion des ressources humaines au Canada, a fait le choix d’une formule hybride. « Nous avons bon espoir que nous réussirons à profiter du temps passé au bureau pour tenir des réunions importantes et mener des activités de renforcement des relations, a affirmé Andrea Wynter, vice-présidente des ressources humaines à ADP Canada. Ce faisant, nous veillerons à rendre le temps passé au bureau utile et productif pour le personnel, qui sera confronté à de nombreux nouveaux enjeux, notamment les temps de déplacement, les limites imposées par l’espace de travail, le port du masque obligatoire, et j’en passe. »

« En réunissant des groupes d’employés certains jours de la semaine, nous limiterons, dans la mesure du possible, la propagation du virus au sein de l’organisation si, malheureusement, une exposition devait survenir. Nous commencerons par offrir aux employés la possibilité de revenir au bureau sur une base volontaire, ce qui nous permettra de tirer des apprentissages précoces et de définir les changements à apporter au fur et à mesure de l’évolution des processus. »

Créez des plans de préparation et de match

Pour réduire l’anxiété vécue au sein des organisations, particulièrement en période de changements, il n’y a pas de meilleure façon que d’entretenir des communications claires et continues. L’élaboration de plans de préparation et de plans de match pour chaque service permet de rendre reproductible la transition entre la maison et le bureau.

« Il existe un lien étroit entre l’impact des communications et les attentes relatives à l’impact, a affirmé Sandra Godoy, thérapeute principale en santé mentale à Shift Collab. Lorsque nous avons annoncé qu’un modèle hybride serait mis en place à notre bureau, nous avons reçu de nombreuses questions sur la gestion du personnel, sur le port obligatoire du masque et sur le respect des mesures sanitaires. »

De tels changements peuvent provoquer de l’anxiété chez les employés. C’est pourquoi des plans de communication clairs doivent être créés pour chaque service.

Offrez un programme de soins virtuels

Il est fort à parier que les employés seront confrontés à de nouveaux facteurs de stress : faire l’école à la maison, prendre soin de proches immunosupprimés, etc.

Les avantages sociaux devront évoluer, et des offres novatrices, comme des soins de santé virtuels, devront y être intégrées. Dans le contexte de la pandémie de COVID-19, les programmes de soins virtuels ont commencé à s’imposer, notamment en raison de leur commodité, qui permet de réduire les obstacles dans l’accès aux soins de santé. 

ADP Canada avait mis en place les soins virtuels de Maple avant la pandémie. À cette époque, l’entreprise avait envisagé ce service après s’être rendu compte que de nombreux associés n’avaient pas de médecin de famille et qu’ils devaient se rendre dans des cliniques sans rendez-vous ou à l’urgence lorsqu’ils avaient besoin de soins de santé primaires.

Pour la haute direction, les soins virtuels étaient une offre révolutionnaire. « Ils ont complètement changé la donne au sein de notre organisation, a affirmé Mme Wynter. Au début de la pandémie, lorsque les restrictions en matière de distanciation sociale ont été imposées, nous avons constaté que, pour nous démarquer en tant qu’employeur de choix, nous devions montrer aux employés que nous nous soucions réellement d’eux. »

Soyez à l’écoute des employés

Invitez les employés à vous faire part de leurs idées et de leurs inquiétudes en ce qui a trait au retour au bureau. C’est essentiel pour qu’ils se sentent vus et entendus. Si vous ne l’avez pas encore fait, prenez le temps d’établir la forme que pourrait prendre le retour au bureau en communiquant avec vos employés au moyen de courriels ou lors de réunions ou de séances de discussion ouverte. 

« La santé et la sécurité des employés ont toujours été au cœur de nos priorités, a affirmé Colleen Adams, chef de service, Stratégie et solutions numériques à Croix Bleue Medavie. Nous avons maintenu un contact régulier avec nos employés pour déterminer ce que nous pouvions faire pour les soutenir et préserver la force de notre culture d’entreprise, malgré la distance physique. Nous avons également mené des sondages confidentiels auprès de nos employés pour mieux comprendre l’état d’esprit dans lequel ils se trouvaient. »

À l’heure où une plus grande importance est accordée à la santé mentale, Shift Collab constate que davantage de clients paient eux-mêmes les frais associés à leur bien-être. « Généralement, les régimes d’assurance traditionnels couvrent, en moyenne, deux à huit séances de thérapie, ce qui ne suffit pas pour les gens qui sont à la recherche d’un soutien à la santé mentale plus approfondi, affirme Sandra Godoy, thérapeute principale en santé mentale. 

Selon Mme Godoy, Shift Collab a relevé que 15 % des Canadiens affirment que leur santé mentale a été mise à mal par la pandémie de COVID-19. De plus, Santé Canada a révélé qu’en raison des facteurs de stress liés à la COVID-19 un Canadien sur cinq a reçu un diagnostic positif de trouble de stress post-traumatique, de trouble anxieux généralisé, de trouble dépressif majeur. « Nous avons besoin d’offrir aux participants un accès en tout temps à des services numériques, sur demande, qu’ils peuvent utiliser à leur propre rythme et qui leur donnent plus de choix, affirme Mme Godoy. Les régimes continueront d’évoluer : des solutions émergentes y seront ajoutées et les solutions existantes, maintenues. »

Incitez les employés à revenir au bureau

Dans certaines entreprises, comme ADP Canada, des sondages révèlent que la plupart des employés souhaitent poursuivre le télétravail et que le lien social est la seule raison pour laquelle ils se présenteraient au bureau. Cependant, Mme Wynter affirme que « l’un des aspects négatifs du télétravail, c’est que l’humain a tendance à se mettre à penser davantage à soi et à moins penser au collectif, ce qui n’est pas forcément souhaitable lorsque l’on travaille en équipes. »

Le défi le plus important auquel ADP sera confronté consiste à inciter les employés à voir l’entreprise comme un organisme à part entière. « Pour y arriver, nous nous devons de démontrer les avantages du travail en présentiel par rapport au télétravail, affirme Mme Winter.

Nous ne pouvons pas aborder les jours où les employés décident de venir au travail de la même façon que les jours de télétravail, car ils doivent s’habiller différemment, se déplacer, payer pour stationner leur voiture et acheter leur dîner. Il faut donc que l’environnement soit quelque peu différent. Si ce sont les liens sociaux, la collaboration et l’avancement professionnel qui importent, ces trois éléments doivent transpirer dans l’expérience que vivent vos employés lorsqu’ils sont présents. »

Dans leur ressenti, les employés doivent comprendre pourquoi il est préférable pour eux de venir au bureau et prendre conscience des avantages que leur procure l’interaction sociale. « Ils doivent être à même de constater que leur présence permet de faire progresser leur carrière. C’est l’intention qui est cruciale. »

En fait, pour stimuler la présence au bureau, vous devriez essayer de générer un syndrome fomo, c’est-à-dire, la crainte de rater quelque chose d’intéressant.

« Vos employés ne devraient pas venir au bureau parce qu’ils sont obligés de le faire. Vous voulez plutôt qu’ils viennent au bureau parce qu’ils ont peur de passer à côté de quelque chose, qu’ils aient le sentiment que leur présence leur procure un avantage. »

Pour faciliter le retour de vos employés au bureau, vous aurez besoin d’un plan de communication complet et bien ficelé. Mais, grâce à une analyse approfondie et à une mûre réflexion, la transition pourra se faire en douceur. Pour obtenir de plus amples renseignements, vous pouvez consulter notre Guide de l’employeur pour la réouverture sécuritaire des bureaux au Canada, que vous pouvez télécharger au format PDF ici.