6 conseils pour ramener votre personnel au bureau en toute sécurité

Il a été difficile pour les Canadiens de s’adapter au fait de rester à la maison 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Tout le monde veut que la vie revienne à la normale, et les employeurs sont impatients de voir leur personnel de retour au bureau. Être physiquement présent avec ses collègues donne un sentiment de communauté et permet d’améliorer les remue-méninges et la productivité.

Lors de la réouverture d’une entreprise, les employeurs doivent faire preuve d’une extrême prudence dans le retour du personnel au bureau. La COVID-19 est un jeu de nombres. Si une personne dans un bureau est infectée, il ne faut pas grand-chose pour qu’elle le transmette à beaucoup d’autres. C’est l’une des principales préoccupations liées à la COVID-19 – sa propagation si rapide. Tout le travail que nous avons accompli collectivement au cours des derniers mois pour aplatir la courbe pourrait se révéler inutile.

De ce fait, les employés peuvent se sentir mal à l’aise face à cette transition. Il convient d’envisager, si possible, des options flexibles comme le travail à domicile. Si vous avez besoin de votre personnel au bureau, suivez ces directives pour créer une stratégie bien définie et poursuivre les progrès accomplis dans la lutte à la COVID-19.

1. Restez en conformité

Il est important de se tenir au courant des réglementations officielles du gouvernement au niveau fédéral, provincial et municipal. Ne ramenez vos employés qu’après la levée des mesures d’urgence, et après avoir obtenu l’autorisation de tenir des rassemblements.

Gardez une longueur d’avance sur les nouvelles exigences de la politique d’entreprise. Avant de faire revenir les employés, élaborez des politiques concernant les tests de dépistage des maladies, le lavage des mains, l’extension du travail à domicile et les mesures à prendre si un employé contracte la COVID-19. Que faire si un employé ne se sent pas en sécurité en revenant au travail? Quelle sera votre politique en matière de voyages d’affaires ou personnels? Répondez à toutes ces questions avant que la situation ne se présente.

Les gens peuvent se sentir anxieux ou hésiter à faire confiance à vos mesures de sécurité. Les équipes des RH peuvent recevoir un afflux de questions les premiers jours de la réouverture de votre bureau, et elles doivent être prêtes à y répondre.

2. Modifiez le bureau

L’installation de votre bureau reflète probablement encore les jours d’avant le coronavirus. Maintenant, vous devez vous assurer que les postes de travail de vos employés sont distants d’au moins deux mètres. À certains endroits, on installe même des séparateurs en plexiglas entre les bureaux.

Assurez-vous que votre bureau est bien approvisionné en désinfectant pour les mains, en lingettes désinfectantes, en savon pour les mains et en masques. Encouragez ou exigez que les employés portent un masque à tout moment lorsqu’ils sont au bureau. Les gants en latex ne sont pas recommandés. Ils peuvent en fait augmenter le risque d’infection, car ils servent de surface supplémentaire à laquelle les particules de germes peuvent adhérer. De plus, les gants ont tendance à donner un faux sentiment de sécurité à ceux qui les portent. Les gens pourraient penser qu’ils n’ont pas besoin de se laver les mains aussi souvent s’ils portent des gants, ce qui est un mythe.

3. Adoptez une approche par étapes

Si votre bureau ne dispose pas d’une superficie suffisante pour accueillir en toute sécurité l’ensemble de votre personnel, ramenez les employés par vagues. Prévoyez la venue de l’équipe d’ingénierie au bureau le lundi, du marketing le mardi, des finances le mercredi, et ainsi de suite.

Si certaines équipes sont bien adaptées au travail à domicile, qu’elles continuent à le faire. Par exemple, l’endroit d’où travaille votre équipe de sécurité peut ne faire aucune différence. Le maintien du travail à distance est un bon moyen de réduire les effectifs au bureau, ce qui facilite la distanciation physique.

Quelles équipes devriez-vous ramener en premier? Si vous avez des équipes qui ont besoin d’avoir accès à du matériel de bureau, ramenez-les. Vous pouvez aussi analyser le succès de la transition de chaque équipe vers le travail à domicile. Ramenez d’abord les équipes qui ont eu le plus de difficultés.

4. Encouragez l’hygiène personnelle

Le lavage des mains est l’un des outils les plus puissants dont nous disposons contre la COVID-19. Alors, encouragez les employés à se laver les mains constamment.

• Quand ils arrivent au bureau.
• Avant et après avoir mangé.
• Après avoir utilisé les toilettes.
• Après avoir touché des surfaces très fréquentées comme les poignées de porte.

Encouragez également l’utilisation de désinfectant pour les mains. N’oubliez pas cependant que le désinfectant ne remplace pas un bon lavage de mains. Le lavage des mains élimine la saleté et la crasse, et tue davantage de germes.

Vos employés seront sans doute heureux de se voir, mais conseillez-leur de ne pas s’étreindre en larmoyant. Un coup de coude est plus sûr, tout comme un simple signe de la main ou un geste du doigt.

5. Gérez la transition

La COVID-19 a posé des problèmes de santé mentale à de nombreuses personnes. Cela a été un grand bouleversement de faire travailler tout le monde à la maison. Maintenant que les gens se sentent enfin adaptés au mode de vie du travail à domicile, on leur demande de retourner directement au bureau, de reprendre leurs trajets et de porter à nouveau des pantalons sans cordon. Soyez donc attentifs à ce que vivent vos employés.

Les employés ayant des problèmes de santé ou un système immunitaire affaibli peuvent être plus anxieux à l’idée de retourner au bureau. Les employés ayant des enfants devront faire de nouveaux projets de garde d’enfants. Le stress sera encore plus grand, car chacun devra changer sa vie quotidienne, sans aucune garantie que les choses se déroulent bien.

Rappelez à vos employés leurs avantages sociaux en matière de santé et de bien-être, le cas échéant. Les soins virtuels peuvent aider à soutenir votre personnel en leur permettant de rester chez eux tout en recevant les soins dont ils ont besoin. Cela permet également de maintenir les efforts de distanciation physique, même après la réouverture de la société.

Une stratégie de gestion du changement vous aidera à anticiper les défis que vos employés pourraient avoir à relever. Prévoyez un canal de communication bilatéral ouvert pour que vos employés puissent révéler les défis auxquels ils sont confrontés ou poser des questions. Cela vous aidera à transformer cette période de transition en quelque chose qui renforce la culture de l’entreprise, plutôt que de la miner.

6. Désinfectez de haut en bas

Tous les soirs après le départ de vos employés, faites venir un service de nettoyage pour désinfecter à fond votre bureau. Certains bureaux très fréquentés mettent même en place un nettoyage horaire des zones de forte activité.

Si vous voulez désinfecter le bureau vous-même, prenez des gants en latex et un masque facial, de l’eau de Javel ou une solution désinfectante, et des serviettes en papier jetables. Ouvrez les fenêtres pour que l’odeur du produit de nettoyage ne devienne pas envahissante. Essuyez les surfaces non poreuses, en particulier celles qui sont très touchées, comme les poignées de porte, les boutons d’ascenseur, les portes de réfrigérateur et les rampes. Veillez à ne pas pulvériser votre désinfectant, car cela peut favoriser la propagation des particules virales. Passez la vadrouille avec de l’eau de Javel et de l’eau savonneuse pour terminer le travail de nettoyage.

Le retour au bureau est probablement une perspective passionnante pour vous et vos employés. Nos amitiés de travail, nos espaces familiers et la variété du travail ailleurs que dans nos salons nous manquent à tous. Il est cependant important de garder la sécurité à l’esprit lorsque vous gérez la transition. Faites-en plutôt plus que pas assez : faites-en sorte que les équipes qui le peuvent travaillent à domicile et investissez dans des mesures de sécurité. Votre entreprise et vos employés seront tous deux protégés, et nous aurons fait un pas de plus vers un véritable retour à la normale.