Les réunions virtuelles vont-elles devenir la nouvelle norme? Des conseils pour améliorer la communication au sein de votre équipe

L’être humain est une créature profondément sociale. Dans un monde idéal, les réunions nous permettent de nous rassembler, de partager rapidement nos idées, d’explorer de nouvelles opportunités et d’approfondir nos relations de travail. 

Puisque les réunions virtuelles par visioconférence font maintenant partie de la réalité quotidienne de beaucoup d’employés qui travaillent à partir de la maison, voici quelques conseils pratiques pour vous aider à organiser des réunions virtuelles productives qui facilitent le travail d’équipe.

Avantages des réunions virtuelles

Les réunions en ligne possèdent plusieurs avantages. Le taux de participation global est souvent plus élevé pour une réunion en ligne que pour une réunion en personne, ce qui rend les réunions virtuelles avantageuses pour une réunion impliquant un grand nombre de participants. De plus, les réunions virtuelles peuvent être enregistrées facilement, ce qui peut être utile pour une conférence et un webinaire.

Les réunions virtuelles peuvent également améliorer les discussions. Pour une réunion impliquant beaucoup de participants, les questions peuvent être posées par clavardage et un modérateur peut choisir les questions les plus importantes.

Si votre entreprise organise des rencontres rapides chaque matin (les fameux « scrums »), le même principe s’applique. Un environnement virtuel vous donne plus de contrôle qu’un environnement en personne. De plus, les réunions virtuelles sont plus faciles à organiser et permettent à vos employés de gagner du temps en éliminant tous les déplacements.

Inconvénients des réunions virtuelles

Malheureusement, les réunions virtuelles possèdent aussi divers inconvénients. Si vous ressentez de la fatigue après un appel vidéo, c’est normal. Les réunions par visioconférence nécessitent plus de concentration pour entendre chaque mot et pour capter des signaux non verbaux qui apparaîtraient naturellement en personne. 

Interagir avec de nombreux visages dans plusieurs écrans à la fois diminue l’attention et la concentration et force le cerveau à assumer plusieurs tâches à la fois. Suite à un appel vidéo, vous pouvez vous sentir épuisé même si vous n’êtes pas certain d’avoir été très productif.

Les difficultés technologiques peuvent également affecter la façon dont les employés interagissent. Par exemple, une étude allemande a révélé qu’un léger décalage vidéo de 1,2 seconde ou plus peut avoir des conséquences sociales. En effet, les gens qui ont des problèmes de décalage peuvent être perçus comme étant moins conviviaux et moins concentrés.

Beaucoup d’employés s’ennuient de leurs anciennes routines et les appels vidéos peuvent leur rappeler ce qu’ils ont perdu. De plus, utiliser la même plateforme de visioconférence pour rencontrer des collègues, des amis ou des membres de la famille peut être déstabilisant. D’habitude, ces relations sont contextuelles et ont lieu dans des environnements très différents. 

Comment réussir vos réunions virtuelles

Pour réussir vos réunions virtuelles, vous devez planifier à l’avance et communiquez clairement les objectifs de la rencontre. Ainsi, tout le monde saura à quoi s’attendre. Voici quelques autres conseils:

1. Rédigez un ordre du jour

Prenez le temps de rédiger un ordre du jour. Partagez-le avec tous les participants et consultez-le régulièrement pendant la réunion. Éviter les discussions hors sujet afin de maximiser le temps de tous les participants. Les sujets qui sont discutés lors des réunions virtuelles doivent être pertinents pour tous les participants. Si d’autres conversations doivent avoir lieu, organisez une autre réunion avec moins de participants. 

Finalement, évitez les réunions inutiles. Parfois, un courriel est plus efficace qu’une réunion.

2. Partagez tous les documents avant la rencontre

Si quelqu’un souhaite partager des documents, faites-les circuler avant la réunion afin que les participants puissent se familiariser avec le matériel.

Partagez à nouveau les documents pendant la réunion. Malheureusement, certains participants n’auront peut-être pas eu le temps de les lire. Si des membres de la réunion ont des exigences d’accessibilité, considérez leurs besoins. Par exemple, si un membre de la réunion est aveugle, assurez-vous d’expliquer verbalement le contenu des documents.

3. Nommez un modérateur

Les réunions virtuelles peuvent être chaotiques si tout le monde parle en même temps. En personne, il est possible d’avoir des conversations parallèles. Lors d’une réunion en ligne, ceci n’est pas possible.

Un modérateur peut diriger la conversation et laisser chacun s’exprimer à son tour. Le modérateur peut également présenter les membres de la réunion, annoncer le sujet et l’ordre du jour et incorporer des pauses pour inviter les autres participants à poser des questions.

Au besoin, le modérateur peut également répondre à des questions, avertir les participants que des sujets sensibles seront discutés ou mentionner quand et où l’enregistrement de la réunion sera disponible.

4. Donnez aux gens le temps de parler

Si un membre de la réunion parle plus fort et plus souvent que les autres, assurez-vous que ceci n’étouffe pas certaines voix. Tentez plutôt de permettre à tous les participants de donner leur avis.

Vous pouvez encourager les participants à lever la main pour indiquer qu’ils souhaitent parler ou à utiliser les fonctionnalités de clavardage pour poser une question.

5. Pensez à l’accessibilité

Les employeurs doivent toujours penser aux exigences d’accessibilité de leurs employés, même si les rencontres sont virtuelles. Par exemple, les participants sourds pourraient avoir besoin d’un interprète en langue des signes ou de sous-titres.

Les réunions virtuelles sont-elles la nouvelle norme? Difficile à dire. Une chose est sûre: de nombreuses entreprises ont annoncé qu’elles n’ouvriront pas leurs bureaux avant 2021 et certaines ont instauré des politiques de travail à domicile permanentes. Si nous voulons être productifs, nous allons devoir continuer de nous réunir virtuellement et de bien gérer notre énergie mentale et notre temps.

Beaucoup d’employés se préoccupent en ce moment de leur santé, de leur famille, de la sécurité de leur emploi et de l’avenir de leur communauté. En tant qu’employeur, vous pouvez fournir des ressources en santé mentale à vos employés pendant cette période difficile. La thérapie virtuelle est une option pratique et efficace. Contactez-nous pour en savoir plus à propos de la thérapie virtuelle et de comment vous pourriez ajouter cette option à votre régime d’avantages sociaux.